Stok takibi, her ürün için tek bir kart açıp her giriş ve çıkışı belgeyle o karta işlemek ve bu kayıtları belirli aralıklarla sayımla doğrulamaktır. Yöntem ne olursa olsun (defter, tablo ya da program) sıra aynıdır: önce tanım, sonra hareket, en son kontrol. Hangi aracı seçeceğinizi ise günlük hareket sayınız belirler.
1. Tanımları kurun: ürün kartı, birim, depo
Stok takibindeki hataların çoğu hareket kaydında değil, tanım aşamasında başlar. Aynı vidayı biri "M8 cıvata", diğeri "cıvata M8x40" diye açarsa sistemde iki ayrı stok oluşur ve ikisi de yanlış görünür.
Her ürün kartında en az şu alanlar olsun:
| Alan | Örnek | Neden gerekli |
|---|---|---|
| Stok kodu | HM-CIV-0840 | Adı değişse de ürün aynı kalır |
| Ürün adı | Cıvata M8x40 çinko kaplı | Arama ve etiket için |
| Ana birim | adet | Tüm hesap bu birimle yapılır |
| Alış birimi ve çevrim | kutu = 200 adet | Tedarikçi kutu, üretim adet ister |
| Depo / raf | Ana depo, R3-B | Sayımda ve toplamada yer bulunur |
| Barkod | GS1 ya da iç barkod | Okutarak hata payı düşer |
| Kritik seviye | 1.200 adet | Sipariş zamanını haber verir |
Birim çevrimi en sık atlanan alandır. Kutuyla alınıp adetle harcanan malzemede çevrim tanımlı değilse giriş 5, çıkış 380 görünür ve stok eksiye düşer. Depo tanımı da baştan yapılmalıdır: hammadde deposu, yarı mamul alanı, sevkiyat alanı ve hurda ayrı depo olarak açılırsa hangi malın nerede beklediği görünür.
2. Her hareketi belgeye bağlayın
Stok miktarı ancak her hareket bir belgeyle girildiğinde güvenilir olur. Üretim yapan bir işletmede hareketler genellikle şu belgelerden gelir:
- Giriş: satın alma irsaliyesi, üretimden mamul girişi, müşteri iadesi, sayım fazlası
- Çıkış: satış irsaliyesi, üretime malzeme çıkışı (iş emrine bağlı), fire ve hurda fişi, sayım noksanı
- Yer değiştirme: depolar arası transfer fişi (toplam stok değişmez, depo bazında değişir)
"Belgesiz çıkış" en büyük sızıntıdır. Bakım ekibinin aldığı bir rulman ya da numune olarak verilen bir koli kayda girmezse, fark ancak sayımda ve açıklanamaz biçimde ortaya çıkar. Kural basit tutulmalı: depodan belgesiz mal çıkmaz; belge sonradan yazılacaksa bile aynı gün yazılır.
3. Anlık stoku hesaplayın
Anlık stok, açılıştan bu yana tüm hareketlerin toplamıdır:
Anlık stok = Açılış + Girişler − Çıkışlar ± Transferler ± Sayım düzeltmeleri
İşlenmiş örnek, HM-CIV-0840 için bir aylık kayıt:
| Tarih | Belge | Giriş | Çıkış | Bakiye |
|---|---|---|---|---|
| 1 Eylül | Açılış (önceki sayım) | 2.400 | ||
| 4 Eylül | Satın alma irsaliyesi, 10 kutu | 2.000 | 4.400 | |
| 9 Eylül | İş emri 2215'e çıkış | 1.600 | 2.800 | |
| 17 Eylül | İş emri 2231'e çıkış | 1.450 | 1.350 | |
| 22 Eylül | Fire fişi | 30 | 1.320 | |
| 30 Eylül | Sayım: 1.290 adet | 30 | 1.290 |
Bakiye 1.320'ye indiğinde kritik seviye (1.200) yaklaşmıştır; sipariş kararı bu tablodan çıkar. Kritik seviyenin nasıl bulunduğunu kritik stok seviyesi hesaplama yazımızda örnekle anlattık.
4. Sayım farkını okuyun, yalnızca düzeltmeyin
Örnekteki 30 adetlik fark sayım düzeltmesiyle kapatıldı. Kayıt böylece doğru hale gelir ama farkın nedeni bulunmadıkça ertesi ay tekrar eder. Farkı yorumlarken şu sırayla bakın:
- Birim hatası mı? Fark çevrim katsayısının katıysa (200, 50, 12) büyük olasılıkla kutu ile adet karışmıştır.
- Belge gecikmesi mi? Sayım günü sevk edilmiş ama irsaliyesi kesilmemiş mal var mı?
- Kart çiftlenmesi mi? Bir kartta eksik, benzer adlı başka kartta aynı miktarda fazla varsa aynı ürün iki kez tanımlanmıştır.
- Gerçek kayıp mı? Yukarıdakiler çıkmıyorsa fire, hırsızlık ya da kayıt dışı kullanım incelenir.
Tam sayım, döngüsel sayım ve kör sayımın nasıl planlandığı stok sayımı nasıl yapılır yazısında ayrıntılı.
Kâğıt, hesap tablosu ya da barkodlu program: hangisi?
Yöntemi ürün sayısı değil, günlük hareket sayısı ve aynı anda kayıt giren kişi sayısı belirler.
| Durum | Uygun yöntem | Sınırı |
|---|---|---|
| 50'den az kalem, günde birkaç hareket, tek kişi | Stok kartı defteri veya kartela | Anlık toplam ve rapor yok |
| 50-500 kalem, günde 10-30 hareket, tek kişi | Hesap tablosu (hareket sayfası + özet) | Aynı anda iki kişi yazamaz, formül bozulabilir, geçmiş izlenmez |
| Günde 30'dan fazla hareket, birden çok depo ya da vardiya | Barkodlu stok programı | Kurulum ve tanım emeği ister |
| Üretimde reçete ile malzeme düşümü | Üretim modüllü program | Reçetelerin doğru girilmesi şart |
Hesap tablosunda en sık yapılan hata, her ürün için ayrı sayfa açmak ve bakiyeyi elle yazmaktır. Tablo kullanılacaksa tek bir hareket sayfası tutun (tarih, belge, kod, giriş, çıkış) ve bakiyeyi formülle özet sayfasında hesaplayın; böylece geçmiş kaybolmaz. Bu düzende hazırlanmış stok takip Excel şablonumuzu ücretsiz indirebilirsiniz.
Barkodlu programa geçildiğinde okutma, elle yazılan kodun yerini alır. Ürünlerinizde barkod yoksa önce barkod numarasının nasıl alındığına ve iç barkod ile GS1 barkod farkına bakmanızı öneririz. Depoda okutma işini el terminali, tezgâhta ise masaüstü okuyucu yapar.
Kurulumda neye bakıyoruz?
Barkod ve stok takip sistemi kurarken ilk işimiz mevcut ürün listesini temizlemektir: çift kartları birleştirir, birim çevrimlerini tanımlar, açılış bakiyesini bir sayımla sabitleriz. Depoda mal kabul ve sayım okutmayla yapılacaksa depo ve sayım terminalleri aynı tanımlarla çalışır. Stoku üretim, satın alma ve muhasebeyle aynı kayıtta görmek isteyen işletmelerde ürünümüz Sisdem iş emrine çıkılan malzemeyi reçeteden otomatik düşer.
Destek ve teklif
Bu konudaki kurulum ve destek talepleriniz için iletişim formunu kullanabilirsiniz.
Teklif alın