Stok sayımı, depodaki malı fiziksel olarak sayıp sistemdeki miktarla karşılaştırmak ve farkı nedeniyle birlikte kayda almaktır. İki temel yol vardır: bütün depoyu tek seferde saymak (tam sayım) ya da ürünleri önem sırasına göre yıl boyunca parça parça saymak (döngüsel sayım). Hangisini seçerseniz seçin, sayanın sistem miktarını görmediği kör sayım en güvenilir sonucu verir.
Tam sayım mı, döngüsel sayım mı?
| Tam sayım | Döngüsel sayım | |
|---|---|---|
| Ne zaman | Yılda bir, genellikle dönem sonunda | Her hafta ya da her gün küçük bir grup |
| Depo | Kapanır, hareket durur | Açık kalır, yalnız sayılan raf dondurulur |
| Ekip | Kalabalık, geçici | 1-2 kişi, sürekli |
| Hata bulma | Yılda bir kez, geç | Hata oluştuğu ayın içinde |
| Uygun olduğu işletme | Az kalem, düşük hareket | Çok kalem, sürekli sevkiyat |
Dönem sonu sayımı yasal olarak da gerekir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 186 envanter çıkarmayı, bilanço günündeki mevcutları "saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek" suretiyle kesin ve ayrıntılı biçimde tespit etmek diye tanımlar. Döngüsel sayım bu yükümlülüğün yerine geçmez; yıl sonu sayımını hızlandırır ve sürprizleri azaltır.
ABC ile döngüsel sayım takvimi
Döngüsel sayımda her ürün aynı sıklıkta sayılmaz. Ürünler yıllık tüketim değerine (miktar × birim maliyet) göre sıralanır:
- A grubu: toplam değerin yaklaşık %80'ini oluşturan az sayıda kalem
- B grubu: sonraki yaklaşık %15
- C grubu: kalan çok sayıda düşük değerli kalem
İşlenmiş örnek: 1.000 kalemlik bir hammadde deposu.
| Grup | Kalem | Sayım sıklığı | Yılda sayım adedi |
|---|---|---|---|
| A | 100 | Ayda bir (12 kez) | 1.200 |
| B | 250 | Üç ayda bir (4 kez) | 1.000 |
| C | 650 | Yılda bir | 650 |
| Toplam | 1.000 | 2.850 |
Yılda 50 iş haftası varsa haftada yaklaşık 57 kalem, günde 12 kalem sayılır. Bu, bir depo görevlisinin günde yarım saatlik işidir. Tam sayımda ise 1.000 kalem bir iki günde, depo kapalıyken sayılır. Değerli kalemler yılda 12 kez kontrol edildiği için büyük kayıplar yıl sonunu beklemeden görünür.
Kör sayım ve ikinci sayım kuralı
Sayım listesinde sistem miktarı yazıyorsa sayan kişi farkında olmadan o sayıya yaklaşır; "yaklaşık 200 yazıyor, 200 vardır" diye geçer. Kör sayımda liste yalnız kod, ad, birim ve raf adresini içerir; miktar hanesi boştur.
Uygulamada işe yarayan kural:
- Birinci ekip sayar, miktarı yazar ya da terminale okutur.
- Sistem, fark belirlenen eşiği aşan satırları ayırır (örneğin A grubunda %1, C grubunda %5 ya da parasal olarak belirli bir tutar).
- Yalnız bu satırlar ikinci bir kişiye, yine kör olarak saydırılır.
- İki sayım tutarsa sonuç kesinleşir; tutmazsa üçüncü sayım sorumlu gözetiminde yapılır.
Böylece bütün depo iki kez sayılmaz, emek yalnız şüpheli satırlara gider.
Sayım günü adım adım
Bir hafta önce: Sayım tarihini satın alma, üretim ve sevkiyata bildirin. Bekleyen irsaliyeleri kapatın. Raf adreslerini ve etiketleri kontrol edin; etiketsiz ürün sayımda sahipsiz kalır.
Bir gün önce: Son giriş ve çıkış saatini ilan edin (kesim saati). Kesimden sonra gelen mal ayrı bir alanda, "sayım dışı" etiketiyle bekler. Hasarlı, iade bekleyen ve müşteriye ait (emanet) mallar ayrılır.
Sayım sırasında: Depo bölgelere ayrılır, her bölge bir ekibe verilir. Sayılan raf işaretlenir. Koli içi adetler açılmadan varsayılmaz; en az birkaç koli açılarak kontrol edilir.
Sayım sonrası: Fark listesi çıkarılır, ikinci sayım yapılır, kesin sonuç onaylanır ve düzeltme fişi kesilir.
Okutmalı sayımda sayım listesi el terminaline iner, ekip barkodu okutup miktarı girer, sonuç ağ üzerinden sisteme düşer. Kâğıttan tekrar yazma olmadığı için hem süre kısalır hem de yazım hatası ortadan kalkar. Cihazın nasıl seçileceğini el terminali nedir yazımızda anlattık.
Sayım farkı nasıl kaydedilir?
Fark iki yönlüdür: sayım fazlası (rafta sistemden çok mal var) ve sayım noksanı (az mal var). Stok tarafında düzeltme fişiyle sistem miktarı fiziksel miktara eşitlenir. Muhasebe tarafında farklar tek düzen hesap planındaki sayım ve tesellüm noksanları ile fazlaları hesaplarında izlenir, nedeni araştırıldıktan sonra kapatılır. Farkın gider yazılması, KDV yönü ve belgelendirilmesi işletmeye göre değiştiği için kesin kaydı mali müşavirinizle birlikte yapın.
Düzeltme fişine mutlaka bir neden kodu yazın: birim hatası, kayıtsız fire, belge gecikmesi, çift kart, tespit edilemedi. Altı ay sonra bu kodların dağılımına bakıldığında hangi sürecin sızdırdığı görünür. Farkların kaynağını azaltmak için hareketlerin nasıl belgelendirileceğini stok takibi nasıl yapılır yazısında adım adım ele aldık.
Sık yapılan hatalar
- Sayım sürerken sevkiyata devam etmek: sayılan mal aynı saatte çıkınca fark iki kez oluşur.
- Farkı nedensiz düzeltmek: kayıt doğru görünür, sorun ertesi dönem tekrar eder.
- Sayımı aynı kişiye yaptırmak: malı teslim alan kişi kendi hatasını görmekte zorlanır.
- Yarı mamulü unutmak: üretim hattının yanındaki malzeme ne depoda ne de mamulde görünür.
Barkod ve stok takip sistemi kurduğumuz işletmelerde ilk sayımı birlikte yapıyor, ABC gruplarını ve fark eşiklerini tüketim verisine göre belirliyoruz. Okutmalı sayım için depo ve sayım terminallerini aynı ürün tanımlarıyla devreye alıyoruz.
Destek ve teklif
Bu konudaki kurulum ve destek talepleriniz için iletişim formunu kullanabilirsiniz.
Teklif alın