Kantar fişi örneği: fişte olması gereken alanlar

Kantar fişi, bir aracın ya da yükün tartım sonucunu belgeleyen kayıttır ve en az plaka, firma, ürün, iki tartım ağırlığı ile net ağırlığı içerir. Tartım numarası ile her tartımın tarih ve saati de fişte yer alır. Fiş tek başına satış belgesi değildir, ancak irsaliye ve faturadaki miktarın dayanağıdır. Bu yüzden bir anlaşmazlıkta tarafların ilk baktığı belge olur.

Doldurulmuş örnek fiş

Aşağıdaki fiş, bir sevkiyat tartımının programdan basılmış halidir. Firma ve araç bilgileri örnek amaçlıdır.

Mal kabul tartımında ilk tartım brüt, ikinci tartım dara olur; net ağırlık yine brüt eksi daradır. Fire ya da nem kesintisi uygulanan ürünlerde (hurda, hububat, kum) kesinti satırı oran ve miktarla ayrıca yazılır, ödenecek net ağırlık ayrı bir satırda gösterilir.

Alanlar neden gerekli?

• Tartım numarası tekil olmalı ve atlamadan ilerlemeli. İptal edilen fiş silinmez, "iptal" olarak kalır; aksi halde numara boşluğu soru işareti doğurur.
• İki tartımın ayrı saatleri, aracın tesiste ne kadar kaldığını gösterir. Dara hilesinin ilk işareti, iki tartım arasındaki olağandışı sürelerdir.
• Plaka, hem ilk hem ikinci tartımda aynı olmalı. Dorse değişen taşımalarda dorse plakası da yazılır.
• Tartım biçimi satırı, ağırlığın göstergeden mi yoksa elle mi girildiğini gösterir. Elle girilen tartım, itirazda zayıf kalır.
• Kantar bilgisi ve son muayene yılı, ölçümün yasal olarak geçerli bir tartı aletiyle yapıldığını gösterir. Muayene süresi dolmuş kantarla yapılan tartım hem ceza hem itiraz riski taşır; ayrıntısı kantar muayenesi yazısında.
• İmzalar, şoförün ağırlığı gördüğünü ve kabul ettiğini gösterir.

Kaç nüsha basılır?

Basılı fişlerde yaygın uygulama iki ya da üç nüshadır:

Fiş programda kayıtlıysa nüsha sayısının önemi azalır; asıl kayıt yazılımdadır ve istendiğinde yeniden basılabilir. Yeniden basımda fişin üzerine "kopya" ibaresi ve basım tarihi yazılmalı, basım işlemi kayıt altına alınmalıdır.

Fiş ile e-irsaliye ilişkisi

Kantarda tartılarak çıkan malda irsaliyedeki miktar kantar fişinden gelir. Akış şöyle kurulur:

1. İkinci tartım tamamlanır, net ağırlık hesaplanır.
2. Program tartımı açık sipariş satırına bağlar.
3. Net ağırlık, ürünün irsaliye birimine çevrilir (kg ya da ton; adetle satılan üründe ortalama birim ağırlıkla).
4. e-İrsaliye taslağı plaka, şoför ve miktarla oluşur; yetkili kontrol edip gönderir.
5. Fiş numarası irsaliyenin açıklama alanına yazılır; iki belge birbirine bağlanır.
6. Fatura aynı irsaliyeden üretilir.

Aracın e-irsaliye düzenlenmeden tesisten çıkmaması gerekir; bu yüzden kantar çıkışı ile irsaliye onayı aynı ekrandan yapılırsa bekleme ve karışıklık azalır. Hangi işletmelerin e-irsaliyeye geçmek zorunda olduğunu e-irsaliye zorunluluğu yazısında ele aldık.

Elle akışta en sık görülen hata, fişteki net ağırlığın irsaliyeye yanlış yazılmasıdır: 24.440 yerine 24.400 ya da 25.440. Bu fark ay sonu mutabakatında ortaya çıkar ve düzeltme iade faturası ya da yeni belge gerektirebilir.

Fiş ne kadar saklanır?

213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 253, defter tutan mükelleflerin defterleri ve kanunda sayılan belgeleri ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklamasını öngörür. Kantar fişi bu maddede sayılan belgelerden değildir, ancak irsaliye ve faturanın dayanağı olduğu için bu belgelerle birlikte aynı süre boyunca saklanması uygulamada tercih edilir. İşletmenize özgü saklama süresini mali müşavirinizle belirleyin. Programda tutulan kayıtların da bu süre boyunca yedeklenmesi gerekir.

Fişi elle mi yazmalı, programdan mı basmalı?

Elle yazılan fiş, operatörün göstergeden okuduğu rakama dayanır; okuma, yazma ve irsaliyeye aktarma adımlarının her birinde hata ve değiştirme imkânı vardır. Programdan basılan fişte ağırlık göstergeden okunur, numara sistem tarafından verilir ve fiş irsaliyeye bağlanır. Bu akışın parçalarını kantar programı nedir yazısında anlattık.

Kantar programı ve tartım otomasyonu kurulumlarında fiş şablonunu işletmenin ürün ve kesinti kurallarına göre hazırlıyor, fiş numarasını e-irsaliyeye bağlıyor ve yeniden basım ile iptal işlemlerinin kaydını açıyoruz.

Kaynak: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 253