E-fatura, alıcısı da e-fatura mükellefi olan satışlarda GİB sistemi üzerinden düzenlenen elektronik faturadır. Mali mühürle giriş yapılan panelde alıcı bilgisi, mal ya da hizmet kalemleri ve KDV yazılır, belge imzalanıp gönderilir. Tüm işlem birkaç dakikada tamamlanır.
Kesime başlamadan önce gerekenler
Fatura kesmek için önce mükellefiyet hazır olur. Kontrol listesi:
- Vergi mükellefiyeti: e-fatura yalnız vergi mükellefleri tarafından düzenlenir.
- Mali mühür ya da e-imza: şirketler mali mühür, şahıs işletmeleri e-imza kullanır.
- GİB başvurusu: mühür temin edildikten sonra e-fatura uygulamasına başvuru yapılır; onay ile mükellefiyet açılır.
- Alıcı sorgulaması: her faturadan önce alıcının e-fatura mükellefi olduğu GİB sorgulama servisinden kontrol edilir. Alıcı mükellefse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir.
Bu dört madde tamamlanmadan panelde fatura oluşturulamaz. Kimlerin e-faturaya geçmek zorunda olduğunu ve ciro sınırlarının nasıl hesaplandığını e-fatura sınırı ve zorunluluğu 2026 yazısında örnekleriyle anlattık.
Üç kesim yöntemi
| Yöntem | Nasıl çalışır | Kime uygun |
|---|---|---|
| GİB Portalı | Faturalar GİB paneline tek tek elle girilir | Ayda birkaç fatura kesen işletmeler |
| Özel entegratör paneli | Entegratörün panelinden kesilir, arşiv entegratörde tutulur | Düzenli fatura kesen ama muhasebe programı kullanmayan işletmeler |
| Muhasebe programı entegrasyonu | Fatura sipariş ya da satış kaydından otomatik oluşur, muhasebeye işlenir | Günde onlarca fatura kesen işletmeler |
GİB Portalı ücretsizdir ama toplu kesim yapılmaz ve portalda saklama süresi sınırlıdır; yasal süre boyunca arşivleme sorumluluğu işletmede kalır. Hacim büyüdükçe elle giriş hem zaman alır hem hata üretir.
GİB Portalında adım adım kesim
- Mali mühür takılıyken GİB e-fatura portalına giriş yapılır.
- Fatura oluşturma ekranında alıcının vergi ya da kimlik numarası yazılır; sistem mükellefiyeti doğrular.
- Fatura senaryosu seçilir: temel ya da ticari (aşağıda).
- Mal ya da hizmet kalemleri eklenir: açıklama, miktar, birim fiyat.
- Her kaleme uygun KDV oranı seçilir; toplamlar kontrol edilir.
- Belge mali mühürle imzalanır ve GİB üzerinden alıcıya gönderilir.
Fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapılmasından itibaren 7 gün içinde düzenlenir. Süre Vergi Usul Kanunundan gelir; geciken fatura usulsüzlük cezası doğurur.
Temel senaryo mu ticari senaryo mu
Kesim ekranındaki bu seçim, faturanın sonrası için belirleyicidir:
- Temel senaryo: faturayı gönderenin onayı yeterlidir. Alıcı ayrıca kabul ya da ret bildirmez; itiraz GİB itiraz portalı üzerinden yürür. Rutin satışlarda kullanılır.
- Ticari senaryo: fatura alıcının sistemine düşer, alıcı 8 gün içinde kabul ya da ret yanıtı verir. Yanıt gelmezse fatura kabul edilmiş sayılır. Tutarı yüksek ya da iade ihtimali olan satışlarda kullanılır.
Seçim satışın niteliğine göre yapılır; her faturada aynı senaryo kullanılmak zorunda değildir. Belge türü doğru ama içeriği yanlış düzenlenen faturalarda izlenecek yol için e-arşiv fatura iptali yazısındaki adımlar e-faturada da aynı mantıkla işler. Hangi satışa hangi belgenin düzenleneceğini e-fatura ile e-arşiv fatura farkı yazısında tabloyla karşılaştırdık.
Somut örnek: 6.000 TL'lik mal satışı
Bir işletme başka bir şirkete 1 adet ürün satar. Alıcı e-fatura mükellefidir.
- Ürün: yedek parça, 1 adet
- Birim fiyat: 5.000 TL
- Net tutar: 5.000 TL
- KDV (%20): 1.000 TL
- Genel toplam: 6.000 TL
Panelde alıcı VKN yazılır, kalem ve %20 oranı girilir; sistem net tutar, KDV ve toplamı kendisi hesaplar. Belge imzalanıp gönderilir. Alıcı ticari senaryoda 8 gün içinde yanıt verir; temel senaryoda fatura doğrudan kayıtlara girer.
Sık görülen hata ve çözümü
| Hata | Çözüm |
|---|---|
| Alıcı mükellef değil uyarısı | Fatura türü e-arşiv olarak değiştirilir; her kesimden önce sorgulama yapılır |
| Yanlış vergi numarası | VKN 10 hane, TCKN 11 hane olarak kontrol edilir |
| Yanlış KDV oranı | Oran her kalem için mevzuata göre seçilir; programda ürün kartına bir kez tanımlanır |
| 7 günlük sürenin geçmesi | Fatura teslim ya da hizmet günü not edilir; kesim haftalık rutine bağlanır |
| Mali mührün okunmaması | Kart okuyucu sürücüsü güncellenir, mühür başka bir girişe takılır |
| Yanlış kesilen onaylı fatura | Onaylı belge düzenlenemez; ticari senaryoda ret beklenir ya da iade faturası kesilir |
Bu hataların çoğu elle girişte olur. Müşteri ve ürün bilgileri programdan çekildiğinde yanlış VKN ve yanlış oran hataları büyük ölçüde ortadan kalkar.
Fatura hacmi büyüyünce
Günde onlarca fatura kesilen yapıda her belgeyi portala elle girmek, aynı bilginin muhasebe programına ikinci kez yazılması demektir. Faturanın sipariş ve sevkiyattan otomatik oluşması, alıcıya göre e-fatura ya da e-arşiv seçiminin de program tarafından yapılması gerekir. Mali mühür başvurusundan ilk faturaya kadar geçişi muhasebe ve e-fatura hizmetimiz kapsamında, programınızın GİB sistemine bağlanmasını ise ERP ve e-belge entegrasyonu ile yürütüyoruz.
Kaynak: 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, e-Fatura mevzuatı (GİB)
Destek ve teklif
Bu konudaki kurulum ve destek talepleriniz için iletişim formunu kullanabilirsiniz.
Teklif alın