e-Defter nedir, kimlere zorunlu? 2026 berat takvimi

e-Defter, yevmiye defteri ve büyük defterin kâğıda basılmadan elektronik dosya olarak tutulup her ay Gelir İdaresi'nden berat alınmasıdır. Dosyalar mali mühür veya nitelikli elektronik sertifikayla imzalanır. 1 Ocak 2025'ten beri bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler için zorunludur; e-Fatura zorunluluğu olanlar ve bağımsız denetime tabi şirketler de kapsamdadır.

Kurallar 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nde yer alır. 5 ve 6 Sıra No.lu tebliğlerle yapılan değişiklikler sonucunda kapsam ciroya değil defter tutma usulüne bağlandı. Yani 2026'da bilanço esasına göre defter tutan küçük bir limited şirket de e-Defter tutar.

e-Defter neyi değiştirir?

• Defter kâğıda basılmaz, noterde onaylatılmaz. Hesap döneminin ilk ayının beratı açılış onayı, son ayının beratı kapanış onayı yerine geçer; diğer ayların beratı da ilgili ayın noter onayının yerini alır.
• e-Defter'e geçen mükellef aynı defteri kâğıtta tutamaz. Geçmesi gerektiği aydan sonra kâğıtta tutulan defterler hiç tutulmamış sayılır.
• Defter ve berat dosyaları GİB tarafından onaylanan uyumlu bir yazılımla üretilir. Uyumlu yazılım listesi edefter.gov.tr'de yayımlanır.
• Envanter defteri 1 Ocak 2026'dan itibaren isteğe bağlı olarak elektronik tutulabilir; yevmiye ve büyük defter zorunludur.

Muhasebe kayıtlarını yapma süresi değişmez. Vergi Usul Kanunu'ndaki kayıt süreleri aynen geçerlidir; e-Defter süreleri yalnızca defterin oluşturulup imzalanması ve yüklenmesi için tanınmış azami süredir.

Kimlere zorunlu?

1. Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olanlar ve bilanço esasını isteğe bağlı seçenler (1 Ocak 2025'ten itibaren; bu tarihten sonra işe başlayanlar işe başlama tarihinden itibaren).
2. e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu olanlar. Yıl içinde e-Fatura'ya zorunlu geçen mükellef, izleyen yılın başından itibaren e-Defter tutar.
3. Türk Ticaret Kanunu md. 397/4 uyarınca bağımsız denetime tabi şirketler; şartın sağlandığı yılı izleyen yılın başından itibaren.
4. Gelir İdaresi'nin yazılı bildirimle ve en az 3 ay süre vererek zorunluluk getirdiği mükellefler.
5. Zorunlu kapsamdaki bir şirketin birleşme, bölünme veya tür değişikliği sonucu oluşan yeni şirket; tescili izleyen ayın başından itibaren en geç 3 ay içinde.

Dernek ve vakıfların bilanço esasındaki iktisadi işletmeleri kapsamdadır. Defter tutma yükümlülüğü olmayan dernek, vakıf, oda ve benzeri kuruluşlar, kurumlar vergisinden muaf kooperatifler ve iflas hâlindeki mükellefler kapsam dışıdır. İşletme hesabı esasında defter tutanlar ise ancak yukarıdaki diğer gruplardan birine girerse zorunlu olur. e-Fatura tarafındaki ciro sınırlarını e-Fatura sınırı 2026 yazısında anlattık.

Berat yükleme süreleri

Aylık yükleme seçeneğinde süre, defterin ait olduğu ayı izleyen dördüncü ayın 10'u (gelir vergisi mükellefleri) veya 14'ü (kurumlar vergisi mükellefleri) günü sonudur. Hesap döneminin son ayında süre, yıllık beyannamenin verileceği ayı izleyen ayın 10'u (gelir vergisi) veya 14'üdür (kurumlar vergisi).

Takvim yılını hesap dönemi olarak kullanan bir limited şirket için 2026 örneği:

Süreler sık uzatılır. 2026'da önce 198 Sıra No.lu VUK Sirküleri Mayıs'taki son günleri Haziran'a, ardından 202 Sıra No.lu sirküler 10 ve 15 Haziran'daki son günleri 30 Haziran 2026'ya erteledi. Bu yüzden takviminizi edefter.gov.tr duyurularıyla birlikte izleyin.

İkinci seçenek geçici vergi dönemi bazında yüklemedir. Bu tercihte bir çeyreğin üç ayına ait defterler, geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı izleyen ayın 10'una (gelir vergisi) veya 14'üne (kurumlar vergisi) kadar ayrı ayrı yüklenir. Tercih, hesap döneminin ilk ayında e-Defter uygulamasındaki "Bilgi Güncelle" bölümünden bildirilir; 2026 için son gün 2 Şubat 2026 idi. Bildirim yapmayanlar aylık yüklemeyi seçmiş sayılır ve tercih izleyen yıllarda da geçerli kalır.

Her ay yapılan iş

1. O aya ait muhasebe kayıtları kapatılır, yevmiye madde numaraları kontrol edilir.
2. Uyumlu yazılım yevmiye ve büyük defter dosyalarını üretir. Bir aylık defter 200 MB'ı aşıyorsa parçalara bölünür.
3. Dosyalar mali mühür veya nitelikli elektronik sertifikayla zaman damgalı olarak imzalanır.
4. Berat dosyası oluşturulup imzalanır; defter ve berat dosyaları e-Defter uygulamasına yüklenir.
5. GİB mali mührüyle onaylanan berat indirilir ve defterle birlikte saklanır. Berat yüklemek ücretsizdir.

Berat alındıktan sonra o aya ait kayıtta değişiklik yapılamaz; hata sonraki ayda düzeltme kaydıyla giderilir. Bu yüzden ay kapanmadan önce banka, cari ve stok mutabakatlarını tamamlamak gerekir.

Başvuru

Tüzel kişiler mali mühürle, gerçek kişiler mali mühür veya nitelikli elektronik sertifikayla uyg.edefter.gov.tr üzerinden başvurur. e-Fatura için alınan mali mühür e-Defter'de de kullanılır. e-Fatura kullanıcısı olmak artık e-Defter'in ön şartı değildir. Zorunluluk kapsamındaki mükellef başvurusunu iptal edemez.

Sık yapılan hatalar

• Unvan veya tür değişikliğini 15 gün içinde bildirmemek; eski ve yeni unvan için ayrı defter ve berat gerekir.
• Mali mühür süresinin dolduğunu son yükleme gününde fark etmek. Sertifikanın bitiş tarihini takvime işleyin.
• Şubeleri ayrı defter tutan firmada bir şubenin beratını unutmak.
• Muhasebe programını değiştirirken yıl ortasında yevmiye numarasını sıfırlamak; numara hesap dönemi boyunca kesintisiz ilerlemelidir.

Muhasebe programınız ile e-Defter ve e-Fatura arasındaki bağlantının nasıl kurulduğunu muhasebe programı e-belge entegrasyonu yazısında anlattık. Uyumlu yazılım seçimi ve mali mühür kurulumu muhasebe ve e-Fatura hizmetimiz kapsamındadır; ERP'den gelen kayıtların muhasebe programına aktarılması gerekiyorsa ERP ve e-belge entegrasyonu ile iki sistemi eşleriz.

Kaynak: 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği, güncel hâli (GİB), e-Defter sık sorulan sorular (GİB), e-Defter duyuruları (GİB), Berat yükleme tercihi duyurusu, 20.01.2026 (GİB)