e-Arşiv fatura, alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilebilir; bu süre 2026'da da geçerlidir. İptal, satıcı ya da alıcının GİB e-Arşiv portalında veya özel entegratör sisteminde açtığı iptal talebiyle yapılır ve karşı taraf talebi onaylar ya da reddeder.
Kuralın dayanağı, 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin "e-Belgelere ilişkin iptal/itiraz, ihbar ve ihtarların bildirilmesi" bölümü ile GİB'in Ocak 2025 tarihli e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu'dur (sürüm 1.1). Kılavuz, iptal işleminin her durumda 8 günlük süre içinde yapılması gerektiğini açıkça yazar. Bazı sayfalarda geçen 7 gün bilgisi bu kılavuzla uyuşmaz.
Sürenin başlangıcı
Sayım faturanın düzenlendiği günden değil, alıcıya iletildiği günden başlar. Örnek: 12 Eylül'de kesilen ve aynı gün e-postayla gönderilen bir e-Arşiv fatura için son gün 20 Eylül'dür. Fatura 15 Eylül'de iletildiyse son gün 23 Eylül olur. İletim tarihinin kanıtı, entegratörünüzün gönderim kaydı ya da e-posta kaydıdır; bu yüzden faturayı elle değil sistem üzerinden göndermek, ileride çıkabilecek süre tartışmasını da önler.
İptal mi, itiraz mı?
| İptal talebi | İtiraz bildirimi | |
|---|---|---|
| Ne zaman | Fatura hatalı ya da hiç kesilmemesi gerekiyordu, taraflar hemfikir | Alıcı fatura içeriğini kabul etmiyor |
| Dayanağı | 509 Sıra No.lu tebliğ ve GİB kılavuzu | Türk Ticaret Kanunu md. 18/3 (noter, taahhütlü mektup, telgraf veya kayıtlı elektronik posta) |
| Süre | İletimden itibaren 8 gün | TTK md. 21/2: alındıktan sonra 8 gün içinde itiraz edilmezse içerik kabul edilmiş sayılır |
| Portalda ne girilir | İptal gerekçesi | İtiraz belgesinin numarası, tarihi ve yöntemi |
| Sonuç | Onaylanırsa belge iki tarafın sanal Ba-Bs formundan çıkar | Belgenin ait olduğu ayı izleyen ayın 15'ine kadar kabul edilirse iki taraftan da çıkar |
İtiraz, harici yolla (örneğin noter ya da kayıtlı elektronik posta) yapılır ve ardından portal üzerinden karşı tarafın onayına sunulur. Yalnız portal üzerinden "itiraz ediyorum" yazmak, TTK anlamında itiraz sayılmaz.
Satıcı olarak iptal adımları
- Faturanın alıcıya ne zaman iletildiğini kontrol edin; 8 gün geçmediyse devam edin.
- GİB portal yöntemini kullanıyorsanız mali mühür veya elektronik imzanızla GİB portalına, kayıtlı e-Belge kullanıcısı değilseniz Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodunuzla e-Arşiv portalına girin.
- "Düzenlenen Belgeler" sekmesinde belge tarihini içeren aralıkla sorgulayın, faturayı seçin, "İptal Talebi Oluştur" deyin.
- İptal gerekçesini açık yazın ("Tutar hatalı, yerine ... numaralı fatura düzenlendi" gibi), uyarıyı onaylayıp talebi gönderin.
- Özel entegratör kullanıyorsanız talep, entegratörünüzün Başkanlığa gönderdiği "İptal Raporu" ile iletilir; portalda ayrıca işlem yapmazsınız.
- Sonucu aynı sekmedeki "İptal/İtiraz Durumu" sütunundan izleyin.
Alıcı da kendisine kesilen fatura için "Adıma Düzenlenen Belgeler" sekmesinden aynı şekilde iptal talebi açabilir; bu kez onay satıcıdan beklenir.
Karşı taraf yanıt vermezse
Kılavuza göre karşı tarafın talebi onaylama zorunluluğu yoktur. Senaryolar:
- Onaylandı: Fatura hem alıcının sanal Ba hem satıcının sanal Bs formunda yer almaz. Doğru faturayı yeniden kesebilirsiniz.
- Reddedildi: Fatura iki formda da yer almaya devam eder. Uyuşmazlık varsa itiraz yoluna gidilir.
- İtiraz süresinde onaylanmadı: Belge itiraz edenin formundan çıkar, onaylamayan ya da reddeden tarafın formunda kalır. Yani itiraza sessiz kalmak, uyumsuzluğun sizin tarafınızda görünmesi demektir.
"Sanal Ba-Bs" kavramı önemlidir. e-Belgeler 2021'den beri Ba-Bs formlarına dahil edilmiyor; GİB mükellefleri e-Belge verisinden oluşturduğu sanal formlarla karşılaştırıyor. İptali yapılmamış hatalı bir fatura, iki firma arasında mutabakat farkı olarak görünür.
Tüketiciye kesilen faturalar
Kılavuzdaki onay akışı, alıcının vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası belgede bulunan ve portala erişebilen mükellef alıcılar içindir. Nihai tüketiciye kesilen faturanın iptalinde ekranın nasıl işlediği, kullandığınız portala veya entegratöre göre değişebilir; 8 günlük süre ise değişmez. İade durumunda internet satışlarında tüketicinin doldurup imzaladığı iade bölümü, 509 Sıra No.lu tebliğe göre gider pusulası yerine geçer.
8 gün geçtiyse
Süre dolan faturada sistem üzerinden iptal yapılamaz. Hatanın etkisi genellikle ters yönde bir belgeyle giderilir (alıcı mükellefse onun düzenlediği iade faturası gibi). Hangi belgenin uygun olduğunu mali müşavirinizle belirleyin; faturayı silmeye ya da aynı numarayla yeniden kesmeye çalışmayın.
Hatalı faturayı azaltmak için
İptal taleplerinin çoğu aynı üç nedenden çıkar: yanlış cari seçimi, elle girilen fiyat ya da miktar, aynı siparişin iki kez faturalanması. Faturanın sipariş ve sevkiyattan otomatik üretildiği yapıda bu üç hata büyük ölçüde ortadan kalkar. e-Arşiv'in kime zorunlu olduğunu e-Arşiv fatura zorunluluğu, e-Fatura ile ayrımını ise e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı yazısında bulabilirsiniz. Portal ile entegratör arasında seçim yapma ve programınızı e-Arşiv'e bağlama işini muhasebe ve e-Fatura hizmetimiz kapsamında yapıyoruz.
Kaynak: GİB e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu v1.1, 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, e-Arşiv mevzuatı (GİB)
Destek ve teklif
Bu konudaki kurulum ve destek talepleriniz için iletişim formunu kullanabilirsiniz.
Teklif alın