e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı: kime hangisi kesilir?

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark alıcıdadır: alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilir. Kayıtlı olmayan alıcı, tüketici ya da e-Fatura kullanmayan firmadır. İkisi de kâğıt faturayla aynı hukuki değere sahip elektronik faturadır; ayrıldıkları nokta belgenin alıcıya nasıl ulaştığı ve sistemde nasıl izlendiğidir.

Hangisini keseceğinize faturayı düzenlediğiniz an karar verirsiniz. Aynı gün aynı ürünü iki farklı müşteriye satan bir işletme, birine e-Fatura, diğerine e-Arşiv fatura düzenleyebilir. Kuralların dayanağı 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'dir.

Temel farklar tek tabloda

	e-Fatura	e-Arşiv fatura
Alıcı	e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcı	Kayıtlı olmayan mükellef ve nihai tüketici
Alıcıya ulaşma	GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna düşer	E-posta ile ya da alıcı isterse kâğıt çıktı olarak verilir
Alıcının cevabı	Ticari fatura senaryosunda alıcı 8 gün içinde kabul ya da ret yanıtı verebilir	Alıcının sistem üzerinden yanıtı yoktur; hatalı belge iptal talebiyle düzeltilir
GİB'e bildirim	Belge GİB üzerinden geçtiği için ayrıca bildirim yok	Portalda kesilen belge kendiliğinden kayıtlı olur; özel entegratör kullananlar belgeleri GİB'e raporlar
Düzenleme yeri	GİB e-Belge portalı, özel entegratör veya kendi entegrasyonunuz	GİB e-Arşiv portalı veya özel entegratör

Temel ve ticari olmak üzere iki senaryo yalnız e-Fatura'da vardır. Temel faturada alıcının yanıt hakkı yoktur, itiraz ancak sistem dışından yapılır. Ticari faturada alıcı kabul ya da ret yanıtı gönderebilir; bu nedenle ticari senaryo genellikle firmalar arası düzenli alışverişte tercih edilir. Senaryo seçiminden kesim adımlarına kadar tüm süreci e-fatura nasıl kesilir yazısında örnek faturayla anlattık.

Faturayı keserken hangisini seçeceksiniz?

Alıcının durumu	Düzenlenecek belge
e-Fatura sistemine kayıtlı firma	e-Fatura
Kayıtlı olmayan firma veya serbest meslek erbabı	e-Arşiv fatura
Nihai tüketici	e-Arşiv fatura
Yurt dışındaki alıcı	Ayrı bir senaryoyla düzenlenir; mali müşavirinize danışın

Alıcının kayıtlı olup olmadığını GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinden sorgularsınız. Entegre çalışan muhasebe programları bu sorguyu fatura anında kendisi yapar ve doğru belge türünü seçer. GİB'in entegrasyon kılavuzu da özel entegratörlerin kayıtlı kullanıcıya e-Arşiv düzenlenmesine izin vermemesini ister.

Satıcı tarafında ön şart şudur: e-Fatura kesebilmek için sizin de sisteme kayıtlı olmanız gerekir. Kayıtlı değilseniz alıcınız e-Fatura kullanıcısı olsa bile ona ancak e-Arşiv fatura düzenleyebilirsiniz. Ciro sınırını aşıp e-Fatura'ya geçen mükellef ise aynı süre içinde e-Arşiv'e de geçer; yani ikisini birlikte kullanır.

2026'da değişen: e-Arşiv'de tutar sınırı kalmadı

1 Ocak 2026'dan beri faturalar tutarına bakılmadan e-Arşiv olarak düzenlenir. Kâğıt fatura yalnız basit usul ve işletme hesabı mükelleflerine 31 Aralık 2026'ya kadar, vergiler dahil 3.000 TL'yi aşmayan faturalar için tanınmış bir istisnadır. Mükellef türüne göre ayrıntı e-Arşiv fatura zorunluluğu yazısında.

e-Fatura'ya geçiş ise ciroya bağlıdır. 2025 brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler 1 Temmuz 2026'dan itibaren e-Fatura kullanmak zorundadır. Geçiş tarihinin nasıl hesaplandığını örnekleriyle e-Fatura sınırı ve zorunluluğu 2026 yazısında anlattık.

Yanlış belge türü kesilirse

e-Fatura kullanıcısı olan bir alıcıya kâğıt fatura düzenlenirse, 509 Sıra No.lu tebliğe göre bu fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. Zorunlu olduğu hâlde elektronik belge yerine kâğıt fatura kesilmesi VUK md. 353 kapsamında özel usulsüzlük cezasına konu olur; 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre 2026'da ilk tespitte belge başına 17.000 TL'dir ve hem düzenleyene hem mükellef alıcıya ayrı ayrı uygulanır.

Belge türü doğru, içerik yanlışsa yol farklıdır. e-Arşiv faturada iptal talebi alıcıya iletimden itibaren 8 gün içinde açılır; adımları e-Arşiv fatura iptali yazısında. e-Fatura'da ticari senaryodaki ret yanıtı ya da iade faturası kullanılır.

e-İrsaliye ve e-Defter nerede durur?

e-Fatura ve e-Arşiv fatura satışın belgesidir. Malın taşınmasını belgeleyen e-İrsaliye ayrı bir zorunluluk sınırıyla belirlenir; kimlerin geçmesi gerektiği e-İrsaliye zorunluluğu yazısında. e-Fatura'ya zorunlu geçen mükellef, izleyen yılın başından itibaren e-Defter de tutar.

Belgeyi programdan üretmek

Ayda birkaç fatura kesen bir işletme için GİB portalı yeterlidir. Günde onlarca fatura kesilen yapıda her belgeyi portala elle girmek, aynı bilginin muhasebe programına ikinci kez yazılması demektir. Faturanın sipariş ve sevkiyattan otomatik oluşması, alıcıya göre e-Fatura ya da e-Arşiv seçiminin de program tarafından yapılmasını sağlar. Mali mühür başvurusundan ilk faturaya kadar geçişi muhasebe ve e-Fatura hizmetimiz kapsamında, programınızın GİB sistemine bağlanmasını ise ERP ve e-belge entegrasyonu ile yürütüyoruz.

Kaynak: 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, e-Fatura mevzuatı (GİB), e-Arşiv mevzuatı (GİB), e-Arşiv Fatura Portalı Entegrasyon Kılavuzu (GİB), 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (Resmî Gazete)