Bir KOBİ'nin ERP'ye ihtiyaç duyduğu an, aynı bilginin birden fazla yerde elle tutulmaya başladığı ve bu kayıtların birbirini tutmadığı andır. Çalışan sayısı ya da ciro tek başına belirleyici değildir; 15 kişilik bir üretici ERP'ye 80 kişilik bir hizmet firmasından daha çok ihtiyaç duyabilir.
KOBİ'nin resmî tanımı "KOBİ'lerin Tanımı, Nitelikleri ve Sınıflandırılması Hakkında Yönetmelik"te yer alır; işletmeler çalışan sayısı ile yıllık net satış hasılatı ya da mali bilanço tutarına göre mikro, küçük ve orta büyüklükte olarak sınıflandırılır. Tutar sınırları zaman zaman güncellendiği için güncel hâlini KOSGEB'in sitesinden kontrol edebilirsiniz. ERP kararı için bu sınıf değil, aşağıdaki işaretler önemlidir.
ERP ihtiyacını gösteren işaretler
Aşağıdakilerden üç ya da daha fazlası sizin için geçerliyse mevcut düzen büyümeyi taşımıyor demektir:
- Ay sonu stok sayımı ile kayıttaki stok arasındaki fark her ay çıkıyor ve nedeni bulunamıyor.
- Müşteriye termin verebilmek için üretime, depoya ve satın almaya ayrı ayrı sormak gerekiyor.
- Aynı sipariş satışta bir tabloya, üretimde ikinci bir tabloya, muhasebede programa ayrı ayrı giriliyor.
- Bir ürünün gerçek maliyeti bilinmiyor; fiyat, geçmiş fiyata oran uygulanarak veriliyor.
- Tek bir kişi izne çıktığında o bölümün bilgisine kimse ulaşamıyor.
- e-Fatura, e-İrsaliye gibi belgeler muhasebe programında ayrıca kesildiği için sevkiyat ile fatura arasında gecikme oluyor.
Bu sorunların ortak nedeni, bilginin tek kayıtta olmamasıdır. ERP'nin muhasebe programından farkını ERP nedir, muhasebe programından farkı nedir yazısında anlattık.
Küçük başlayın: ilk fazda hangi modüller?
KOBİ'lerde ERP projesinin en sık başarısızlık nedeni, bütün modülleri aynı anda canlıya almaya çalışmaktır. İşletme tipine göre önerdiğimiz ilk faz:
| İşletme tipi | İlk faz | İkinci faz |
|---|---|---|
| Üretici | Stok, satın alma, satış siparişi, ürün ağacı ve iş emri | Üretim takibi, maliyet, kalite |
| Toptancı ve dağıtıcı | Stok, depo, satın alma, satış, sevkiyat | Barkodlu depo, rota, e-ticaret bağlantısı |
| Proje ve montaj işi yapan | Teklif, sipariş, satın alma, proje maliyeti | Servis ve bakım takibi |
| Hizmet işletmesi | Sözleşme, faturalama, cari | İş gücü ve zaman takibi |
Muhasebe tarafı ilk fazda çoğu zaman değiştirilmez. Kullandığınız muhasebe programı çalışmaya devam eder ve ERP ile entegre edilir; bu yolun avantajlarını muhasebe programını bırakmadan ERP kurulur mu yazısında ele aldık.
Örnek geçiş takvimi (25 kişilik üretici)
| Hafta | İş |
|---|---|
| 1-2 | Süreç analizi: siparişten sevkiyata akışın çizilmesi, kod yapısının belirlenmesi |
| 3-5 | Ana veri: stok kartları, cari kartlar, ürün ağaçlarının temizlenip aktarılması |
| 6-7 | Kurulum, yetkiler, belge tasarımları, e-belge bağlantısı |
| 8 | Kullanıcı eğitimi, deneme ortamında örnek siparişlerin baştan sona işlenmesi |
| 9 | Açılış stoğu için sayım ve canlıya geçiş |
| 10-13 | Yoğun destek, eksiklerin giderilmesi, ilk ay sonu kapanışı |
Takvimi en çok uzatan adım ana verinin hazırlanmasıdır. Aynı ürünün farklı adlarla kayıtlı olduğu bir stok listesi, sistem ne kadar iyi olursa olsun yanlış rapor üretir.
Bütçeyi sınırlı tutmak için
- Kapsamı yazılı hâle getirin; ilk fazda olmayan istekleri ikinci faza not edin.
- Standart iş akışlarını mümkün olduğunca olduğu gibi kullanın, özel geliştirmeyi zorunlu durumlara ayırın.
- Proje sorumlusunu içeriden atayın ve ona haftada belirli bir zaman ayırın.
- Kullanıcı sayısını gerçek ihtiyaçla belirleyin: her çalışanın sisteme lisanslı kullanıcı olarak girmesi gerekmez; sahadaki kayıt terminal üzerinden de yapılabilir.
Fiyatı oluşturan kalemleri ve toplam maliyet hesabını ERP programı fiyatları yazısında, seçimde bakılacak başlıkları ERP seçimi nasıl yapılır yazısında anlattık.
Ürünümüz Sisdem üretim yapan KOBİ'ler için fazlara bölünerek kurulur; ilk fazda stok, sipariş ve iş emri, sonraki fazlarda üretim takibi ve maliyet devreye alınır. Muhasebe tarafında mevcut programınızı korumak isterseniz bağlantı ERP ve e-belge entegrasyonu ile kurulur.
Destek ve teklif
Bu konudaki kurulum ve destek talepleriniz için iletişim formunu kullanabilirsiniz.
Teklif alın