ERP, kurumsal kaynak planlama demektir: satın alma, stok, üretim, satış ve muhasebeyi tek veri tabanında yöneten yazılım sistemidir. Kısaltma İngilizce Enterprise Resource Planning ifadesinden gelir ve personel ile sevkiyat da bu kapsama girer. Muhasebe programı faturayı ve hesabı tutar; ERP ise o faturanın arkasındaki malın, siparişin ve üretimin kaydını da aynı yerde tutar.
Kısacası muhasebe programı "ne kadar sattık, kime borçluyuz" sorusunu, ERP ise buna ek olarak "hangi malı, hangi stoktan, hangi iş emriyle ürettik ve ne zaman sevk ettik" sorusunu cevaplar.
Bir siparişin iki sistemdeki yolu
Bir müşteriden 500 adet ürün siparişi geldiğini düşünelim.
| Adım | Yalnız muhasebe programı | ERP |
|---|---|---|
| Sipariş | Satış ekibinin tablosunda ya da e-postada durur | Satış siparişi olarak açılır, müşteri kartına bağlanır |
| Stok kontrolü | Depoya telefonla sorulur | Mevcut stok, rezerve miktar ve yoldaki satın alma ekranda görünür |
| Hammadde | Eksik malzeme tahminle sipariş edilir | Reçeteye göre eksik hammadde hesaplanır, satın alma talebi oluşur |
| Üretim | Üretim çizelgesi ayrı tutulur | İş emri siparişten açılır; üretilen miktar ve fire stoka işler |
| Sevkiyat | İrsaliye elle yazılır | İrsaliye siparişten üretilir, stok düşer |
| Fatura | Muhasebe faturayı ayrıca girer | Fatura sevkiyattan oluşur, cari ve muhasebe kaydı kendiliğinden düşer |
Soldaki sütunda aynı bilgi dört beş kez farklı kişiler tarafından yazılır. Her yazım bir hata ihtimalidir; ay sonunda depo sayımı, üretim raporu ve muhasebe kaydı arasında fark çıkar ve mutabakat için günler harcanır. ERP'de bilgi bir kez girilir, sonraki her adım aynı kaydı kullanır.
ERP'nin temel modülleri
| Modül | İşletmedeki karşılığı |
|---|---|
| Satış ve teklif | Teklif, sipariş, fiyat listesi, müşteri bakiyesi |
| Satın alma | Tedarikçi teklifi, satın alma siparişi, mal kabul |
| Stok ve depo | Giriş, çıkış, transfer, sayım, parti ve raf takibi |
| Üretim | Reçete, iş emri, üretim kaydı, fire, kapasite |
| Muhasebe ve finans | Fatura, cari hesap, kasa, banka, maliyet |
| İnsan kaynakları | Personel kartı, izin, puantaj |
| Raporlama | Kârlılık, stok yaşı, sipariş durumu, üretim verimi |
Her işletme her modülü açmak zorunda değildir. Üretim yapmayan bir dağıtım firması üretim modülüne ihtiyaç duymaz; üretim yapan bir KOBİ ise çoğu zaman en çok stok ve üretim tarafından kazanç sağlar. Üretim planlamanın malzeme tarafını MRP nedir yazısında ayrıca anlattık.
Muhasebe programı yetmiyor mu?
Yetebilir. Şu durumlarda muhasebe programı ve düzenli tutulan birkaç tablo yeterli olur:
- Satış az kalemli ve stok hareketi sınırlıdır.
- Üretim yoksa ya da tek aşamalıdır.
- Siparişi alan, sevk eden ve faturayı kesen çoğunlukla aynı kişidir.
ERP ihtiyacı genellikle şu işaretlerle ortaya çıkar: stok rakamına kimse güvenmiyor, aynı bilgi birden çok tabloya giriliyor, ürün maliyeti tahmine dayanıyor, müşteri "siparişim ne durumda" diye sorduğunda cevap için üç kişiye telefon açılıyor. İşletmenin büyüklüğüne göre hangi kapsamın yeterli olduğunu KOBİ'ler için ERP yazısında ele aldık.
Muhasebe programını bırakmak gerekir mi?
Gerekmez. İki yol vardır: tüm akışı ERP'ye taşımak ya da muhasebe programını koruyup ERP'yi ona bağlamak. İkinci yolda satış, stok, üretim ve sevkiyat ERP'de yürür; cari, fatura ve muhasebe kaydı entegrasyonla mevcut programa aktarılır. Muhasebe ekibinin alışkın olduğu ekran değişmez. İki yolun ayrıntısı muhasebe programını bırakmadan ERP yazısında.
ERP seçerken nelere bakılır?
- Üretim yapıyorsanız reçete, iş emri ve fire kaydının programın içinde olup olmadığı.
- e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye'nin programdan düzenlenip düzenlenemediği.
- Sahadan veri alınabilmesi: barkod okuyucu, el terminali, kantar ya da makine verisi.
- Mevcut verinin (cari, ürün, açılış stoku) nasıl taşınacağı ve bunun kimin işi olduğu.
- Kurulumdan sonra destek ve eğitimin kim tarafından verileceği.
Seçim adımlarını ERP seçimi nasıl yapılır yazısında, maliyeti belirleyen kalemleri ise ERP programı fiyatları yazısında anlattık.
Kendi ürünümüz
Sisdem, kurumsal kaynak planlamayı üretimin kendisiyle birlikte yürüten ürünümüzdür: ofisteki sipariş, stok ve fatura kaydı ile sahadaki tartım, terminal ve makine verisi aynı veri tabanına yazılır. Muhasebe programını korumak isteyen işletmelerde ERP ve e-belge entegrasyonu ile mevcut programa bağlanır. Hangi modüllerin gerektiğini keşifte işletmenin akışını birlikte çıkararak belirliyoruz.
Destek ve teklif
Bu konudaki kurulum ve destek talepleriniz için iletişim formunu kullanabilirsiniz.
Teklif alın