ERP programının fiyatı tek bir lisans bedeli değil, birden fazla kalemin toplamıdır. Kullanıcı sayısı, modüller, lisans modeli, kurulum ve uyarlama iş günü, veri taşıma, eğitim ve yıllık bakımın toplamıdır. Bu yüzden iki teklifin ilk satırındaki rakamı karşılaştırmak yanıltır; doğru karşılaştırma beş yıllık toplam maliyet üzerinden yapılır.
İnternette yayımlanan fiyat aralıkları çoğunlukla belirli bir ürünün başlangıç paketini ya da bir firmanın kendi projelerini yansıtır. Kendi işletmeniz için gerçekçi bütçeyi aşağıdaki kalemleri tek tek doldurarak çıkarabilirsiniz.
Fiyatı oluşturan kalemler
| Kalem | Neye göre değişir | Sık gözden kaçan nokta |
|---|---|---|
| Lisans | Kullanıcı sayısı, modül, lisans modeli | Eşzamanlı kullanıcı ile adlandırılmış kullanıcı farkı |
| Kurulum ve uyarlama | İş günü; süreçlerin standart ürüne ne kadar uyduğu | Özel rapor ve form talepleri ayrıca fiyatlanır |
| Veri taşıma | Cari, stok kartı, açık bakiye ve geçmiş belge sayısı | Veri temizliği çoğu zaman müşterinin işidir |
| Eğitim | Kullanıcı ve rol sayısı | Canlıya geçiş haftasındaki destek ayrı kalem olabilir |
| Entegrasyon | e-belge, muhasebe programı, kantar, terminal, e-ticaret | Her bağlantı ayrı iş kalemidir |
| Yıllık bakım ve güncelleme | Lisans bedelinin yüzdesi ya da sabit ücret | Mevzuat güncellemeleri bakıma dahil mi? |
| Altyapı | Sunucu, yedekleme, işletim sistemi ve veritabanı lisansı ya da bulut kirası | Bulutta kullanıcı arttıkça aylık bedel artar |
| İç maliyet | Projeye ayrılan personelin zamanı | Geçiş döneminde çift kayıt yükü |
Lisans modelleri
- Kalıcı lisans: Bir kez satın alınır, yazılım işletmenindir. Güncelleme ve destek için genellikle her yıl bakım bedeli ödenir. Bakım ödenmezse mevzuat değişikliklerine uyum sağlanamayabilir.
- Abonelik: Kullanıcı başına aylık ya da yıllık ücret. İlk yatırım düşüktür, toplam tutar yıllar içinde birikir. Abonelik bittiğinde yazılıma erişim de biter.
- Bulut (hizmet olarak yazılım): Abonelik, barındırma ve bakım tek ücrette. Sunucu yatırımı yoktur; verinin nerede tutulduğu ve sözleşme bitiminde nasıl teslim edileceği önceden yazılı olmalıdır.
Hangisinin daha ucuz olduğu kullanım süresine bağlıdır. Genel olarak üç yıldan kısa kullanımda abonelik, beş yıl ve üzerinde kalıcı lisans avantajlı çıkar; kesin sonucu aşağıdaki hesap verir.
Beş yıllık toplam maliyet hesabı
Toplam maliyet = İlk yatırım + (Yıllık süren maliyet × 5) + İç maliyet
İlk yatırım: lisans (kalıcıysa), kurulum ve uyarlama, veri taşıma, eğitim, entegrasyon, altyapı donanımı.
Yıllık süren maliyet: bakım ya da abonelik, bulut kirası, altyapı bakımı ve yedekleme, ek kullanıcı.
İç maliyet: Proje süresince her hafta ayrılan personel saati × saat maliyeti. Beş kişilik bir proje ekibinin altı ay boyunca haftada dört saat ayırması, 5 × 4 × 26 = 520 saat eder. Bu kalem tekliflerde yer almaz ama gerçek bir maliyettir.
Karşılaştırma yaparken tüm tekliflerin aynı kapsamla doldurulması gerekir. Bir teklif eğitimi dahil ederken diğeri ayrı fiyatlıyorsa ilk satırlar kıyaslanamaz.
Maliyeti yükselten durumlar
- Süreçlerin yazılıma uydurulması yerine yazılımın her ayrıntıya göre değiştirilmesi. Her özel geliştirme, sonraki sürüm güncellemelerinde yeniden ele alınır.
- Dağınık ana veri. Aynı ürünün üç farklı kodla kayıtlı olduğu bir stok listesi, veri taşımayı haftalarca uzatır. Taşımanın nasıl planlandığını ERP geçişinde veri taşıma yazısında anlattık.
- Kapsamın proje sırasında büyümesi. Başta yazılı bir kapsam belgesi yoksa her yeni talep ek iş günü olur.
- Karar verici yokluğu. Toplantılarda karar çıkmadığında danışman gün sayısı artar.
Teklifleri karşılaştırırken sorulacaklar
- Lisans eşzamanlı kullanıcıya mı, isimli kullanıcıya mı göre?
- Hangi modüller fiyata dahil; üretim, kalite, bakım ayrı mı?
- Kurulum sabit fiyat mı, iş günü üzerinden mi? İş günü aşılırsa ne olur?
- Yıllık bakım bedeli nedir ve hangi yıldan itibaren başlar?
- e-belge ve muhasebe entegrasyonu fiyata dahil mi?
- Veri sizin sunucunuzda mı, bulutta mı duruyor; sözleşme bittiğinde hangi formatta teslim edilir?
- Canlıya geçişten sonra ilk üç ayda destek nasıl veriliyor?
Seçimde fiyat dışında bakılacak başlıkları ERP seçimi nasıl yapılır yazısında, küçük ve orta ölçekli işletmeler için kapsamın nasıl sınırlanacağını ise KOBİ için ERP yazısında ele aldık.
Ürünümüz Sisdem için teklif, keşifte süreçleriniz ve kullanıcı sayınız belirlendikten sonra yukarıdaki kalemlere ayrılmış olarak verilir. Mevcut muhasebe programınızı koruyarak ilerlemek istiyorsanız ERP ve e-belge entegrasyonu seçeneği ilk yatırımı düşürür.
Destek ve teklif
Bu konudaki kurulum ve destek talepleriniz için iletişim formunu kullanabilirsiniz.
Teklif alın