Kurumsal e-posta nasıl alınır? Alan adından ilk postaya

Kurumsal e-posta için bir alan adı, o alan adına kutu açan bir e-posta barındırma hizmeti ve doğru DNS kayıtları gerekir. DNS kayıtları, alan adına gelen postanın hangi sunucuya gideceğini ve gönderdiğiniz postanın gerçekten sizden çıktığını tanımlar. Üçü tamamlandığında ad.soyad@firmaniz.com.tr biçiminde adresler açılır ve postalar kendi sunucunuz üzerinden gelip gider.

Ücretsiz kişisel posta ile farkı

	Ücretsiz kişisel posta	Kurumsal e-posta
Adres	kullaniciadi@saglayici.com	ad.soyad@firmaniz.com.tr
Hesabın sahibi	Kişi	Firma; çalışan ayrılınca kutu firmada kalır
Kullanıcı yönetimi	Her hesap ayrı	Tek panelden açma, kapatma, şifre sıfırlama, yönlendirme
Gönderen doğrulaması	Sağlayıcının alan adıyla	Kendi alan adınızın SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarıyla
Ortak adresler	Yok ya da zahmetli	satis@, muhasebe@, info@ gibi paylaşılan kutular ve gruplar
Arşiv ve yedek	Kişinin inisiyatifinde	Firma politikasıyla

En somut fark, çalışan işten ayrıldığında ortaya çıkar. Müşteriyle yıllarca kişisel bir adresten yazışılmışsa o yazışmalar ve müşteri ilişkisi kişiyle birlikte gider. Kurumsal kutu ise kapatılmaz; yerine gelen kişiye devredilir ya da yönlendirilir.

Adım adım kurulum

Alan adını alın. Firmanızın .com.tr veya .com adresi yoksa önce tescil edilir. .com.tr için belge gereken durumları .com.tr alan adı nasıl alınır yazısında anlattık. Web siteniz varsa aynı alan adı kullanılır.
Barındırmayı seçin. Posta kutuları bir e-posta sunucusunda durur. Bu sunucu web sitenizin barındırıldığı paketin içinde olabilir ya da ayrı bir e-posta hizmeti olabilir. 10 kişinin üzerindeki işletmelerde web sitesi ile e-postayı ayrı sunucularda tutmak, sitede yaşanacak bir sorunun postayı etkilemesini önler.
Kutuları ve adresleri planlayın. Kişisel kutular (ad.soyad@), ortak kutular (muhasebe@) ve yalnızca yönlendirme yapan takma adlar (info@ gelen postayı iki kişiye dağıtır) ayrı ayrı listelenir.
DNS kayıtlarını girin. Aşağıdaki tablodaki kayıtlar alan adınızın DNS yönetim panelinde tanımlanır.
Cihazları bağlayın. Bilgisayar ve telefonlar IMAP ile kurulur; ayrıntıları IMAP ile POP3 farkı yazısında bulabilirsiniz.
Test edin. Kendi alan adınız dışındaki bir adrese posta gönderip başlık bilgisinde SPF, DKIM ve DMARC sonuçlarının "pass" olduğunu kontrol edin.

DNS'e girilecek kayıtlar

Kayıt	Ad	Örnek değer	Ne işe yarar
MX	firmaniz.com.tr	10 mail.firmaniz.com.tr	Gelen postanın hangi sunucuya teslim edileceğini söyler
A	mail.firmaniz.com.tr	posta sunucusunun IP adresi	MX'te yazan adın IP karşılığı
TXT (SPF)	firmaniz.com.tr	v=spf1 mx include:... -all	Adınıza posta gönderebilecek sunucuların listesi
TXT (DKIM)	secici._domainkey.firmaniz.com.tr	v=DKIM1; k=rsa; p=...	Giden postaların imzasını doğrulayan açık anahtar
TXT (DMARC)	_dmarc.firmaniz.com.tr	v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:...	Doğrulamayı geçemeyen postaya ne yapılacağı ve raporların adresi
CNAME veya SRV	autodiscover, autoconfig	hizmetin verdiği değer	Posta programlarının ayarları kendiliğinden bulması

MX kaydındaki sayı önceliktir; birden fazla sunucu varsa küçük sayılı olan önce denenir. SPF kaydına muhasebe programı, site formu veya toplu gönderim aracı gibi sizin adınıza posta atan her sistem eklenmelidir; eklenmezse bu sistemlerden çıkan postalar spam'e düşer. Kayıtların ne yaptığını SPF, DKIM ve DMARC nedir yazısında ayrıntılı anlattık.

Kutu boyutu nasıl belirlenir?

Kutu boyutunu posta sayısı değil ekler belirler. Hesap için son bir yılda kişi başına gelen ve giden posta miktarına bakılır. İşlenmiş örnek, 12 kişilik bir üretim firması:

Satış ve satın alma (4 kişi): günde ortalama 60 posta, yüzde 20'si 1,5 MB ortalama ekli (teklif, teknik resim). Günlük yaklaşık 12 × 1,5 = 18 MB ek, 48 × 0,05 = 2,4 MB metin; toplam yaklaşık 20 MB. 250 iş gününde kişi başı 5 GB/yıl.
Muhasebe (2 kişi): günde 40 posta, ekli olanlar fatura ve ekstre. Kişi başı yaklaşık 2,5 GB/yıl.
Üretim ve depo (6 kişi): günde 10 posta, az ek. Kişi başı 0,5 GB/yıl.

Üç yıllık yazışmayı kutuda tutmak isteyen bu firmada satış kutuları 15-20 GB, muhasebe 10 GB, üretim 2-5 GB olarak planlanır. Herkese aynı kotayı vermek yerine bu şekilde dağıtmak toplam alanı düşürür. Eski yıllar için kutu büyütmek yerine arşivleme (belirli tarihten eski postaların ayrı bir arşiv alanına taşınması) kullanılabilir.

Kullanıcı sayısını belirlerken ortak kutuları da sayın: muhasebe@ ayrı bir kutuysa ayrı kota tüketir, yalnızca yönlendirme ise tüketmez.

Mevcut postaları taşıma

Kişisel adreslerden ya da eski bir sağlayıcıdan geçiyorsanız sıra önemlidir:

Yeni kutuları açın, henüz DNS'e dokunmayın.
MX kaydının TTL süresini (önbellekte tutulma süresi) bir gün önceden 300 saniyeye indirin.
Eski kutulardaki postaları IMAP üzerinden yeni kutulara kopyalayın. Klasör yapısı korunur.
MX kaydını yeni sunucuya çevirin. Geçiş birkaç dakika ile birkaç saat arasında tamamlanır; bu sürede gelen postalar eski kutuya düşebilir.
Ertesi gün ikinci bir eşitleme yaparak arada eski kutuya gelenleri de taşıyın.
Eski hizmeti en az bir ay kapatmayın.

Kişisel adreslerden geçişte, eski adreslere gelen postaları yeni kurumsal adrese yönlendirmek ve imzaya yeni adresi eklemek, müşterilerin geçişi fark etmesini kolaylaştırır.

Sık yapılan hatalar

Web sitesini başka bir firmaya taşırken DNS'i de taşıyıp MX kaydını unutmak. Postalar o andan itibaren gelmez.
Aynı alan adı için iki SPF kaydı girmek; iki kayıt olduğunda doğrulama geçersiz sayılır.
Ayrılan çalışanın kutusunu silmek. Kutu kapatılır, postaları bir yöneticiye devredilir.

Kurumsal e-posta hizmetimizde alan adı, kutu planı, DNS kayıtları ve taşıma birlikte yapılır; web sitenizle aynı pakette tutmak isterseniz web hosting paketlerimiz e-postayı da kapsar.