PDKS (personel devam kontrol sistemi), çalışanların giriş ve çıkış saatlerini kaydedip vardiya kurallarına göre puantaja çeviren sistemdir. Kayıt kart, şifre ya da mobil uygulamayla alınır. Çıktısı, bordroya aktarılacak çalışılan gün, fazla mesai, geç kalma ve devamsızlık bilgisidir. Kartlı geçiş sistemi kapıyı açar; PDKS ise o geçişin mesai açısından ne anlama geldiğini hesaplar.
Dört bileşen
| Bileşen | Görevi | Örnek |
|---|---|---|
| Kayıt noktası | Kimin ne zaman geldiğini okur | Kart okuyuculu terminal, turnike, mobil uygulama |
| Kimlik doğrulama | Okutanın gerçekten o kişi olduğunu sınar | Kart, kart + şifre, PIN, biyometri |
| Kural motoru | Ham saatleri vardiyaya göre yorumlar | Geç kalma toleransı, mola düşümü, fazla mesai eşiği |
| Rapor ve aktarım | Puantajı üretir, bordroya gönderir | Aylık puantaj, izin bakiyesi, bordro dosyası |
Çoğu işletme ilk iki bileşene odaklanır. Oysa asıl emek kural motorundadır; cihaz her şeyi doğru okusa bile kurallar yanlış tanımlanırsa puantaj yanlış çıkar.
Kural motoru ham saati nasıl yorumlar?
Terminal yalnız "08:07 giriş, 17:42 çıkış" diye kaydeder. Bu satırın bordroya nasıl gideceğini kurallar belirler. Bir işletmenin gündüz vardiyası için tanımlanmış kurallar şöyle olsun:
- Vardiya 08:00-17:00, 60 dakika yemek molası düşülür (günlük 8 saat).
- Girişte 5 dakikaya kadar gecikme tolerans sayılır.
- Çıkışta 15 dakikadan kısa uzama fazla çalışmaya yazılmaz, 15 dakikalık dilimlere yuvarlanır.
- Fazla mesai yöneticinin onayıyla kesinleşir.
Bir çalışanın haftası:
| Gün | Giriş | Çıkış | Kural motorunun kararı |
|---|---|---|---|
| Pazartesi | 07:52 | 17:03 | Normal, 8 saat |
| Salı | 08:04 | 17:01 | Tolerans içinde, 8 saat |
| Çarşamba | 08:21 | 17:00 | 21 dk geç kalma, 7 saat 39 dk |
| Perşembe | 07:58 | 19:40 | 8 saat + 2 saat 30 dk fazla çalışma adayı |
| Cuma | 07:55 | Kayıt yok | Eksik okutma, yönetici düzeltmesi bekliyor |
| Cumartesi | 08:00 | 13:00 | Vardiya dışı, 4 saat fazla çalışma adayı (mola kuralına göre) |
Perşembe ve cumartesi fazla çalışmanın haftalık 45 saati aşıp aşmadığını da kural motoru hesaplar; 4857 sayılı İş Kanunu md. 41 fazla çalışmayı haftalık 45 saati aşan çalışma olarak tanımlar. Ücret tarafındaki hesap fazla mesai hesaplama yazısında işlenmiş örnekle yer alıyor. Cuma günkü eksik okutma, PDKS'nin en sık ürettiği iştir; bu yüzden düzeltmelerin kim tarafından, hangi gerekçeyle yapıldığı kayıt altında tutulmalıdır.
Doğrulama yöntemleri
| Yöntem | Başkası yerine okutma riski | Maliyet ve işletme | KVKK açısından |
|---|---|---|---|
| Yakınlık kartı | Yüksek, kart elden ele geçer | Düşük, kart kaybı sık | Kimlik numarası dışında hassas veri yok |
| Kart + PIN | Orta | Düşük | Kart ile aynı |
| Mobil uygulama + konum | Orta, telefon başkasına verilebilir | Cihaz gerektirmez, saha personeline uygun | Konum verisi için aydınlatma ve ölçülülük gerekir |
| Kart + kamera görüntüsü | Düşük, şüpheli kayıt görüntüyle kontrol edilir | Kamera altyapısı gerekir | Görüntü kaydı için aydınlatma gerekir |
| Parmak izi, yüz tanıma | Düşük | Orta | Özel nitelikli kişisel veri; mesai takibinde kullanımı ilke kararıyla sınırlandı |
Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararı, mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesinin açık rıza bulunsa dahi ölçülülük ilkesini sağlamayacağını belirtti ve mesai takibinin şifreli kart, PIN, RFID/NFC kimlik kartı, imzalı devam çizelgesi ya da gözetim altında elle giriş gibi yollarla yapılması gerektiğini duyurdu. Konunun ayrıntısı ve yüksek güvenlikli alanlardaki farklı durum yüz tanıma PDKS yazısında.
Kart tabanlı sistemlerde okuyucu, kontrol paneli ve kilit zincirinin nasıl çalıştığını, kopyalanmaya dayanıklı kart türlerini kartlı geçiş sistemi nasıl çalışır yazısında anlattık.
Kurulum adımları
- Vardiya ve kural envanteri: Kaç vardiya var, geceye sarkan vardiya var mı, mola ücretli mi, tolerans kaç dakika, fazla mesai kim onaylıyor? Bu liste yazılmadan cihaz seçilmez.
- Kayıt noktalarının yeri: Personel girişi, üretim alanı girişi, yemekhane. Kalabalık vardiya değişiminde tek terminalin önünde kuyruk oluşur; vardiyada giren kişi sayısına göre terminal sayısı belirlenir.
- Doğrulama yöntemi: Yukarıdaki tablodan işletmeye uygun yöntem seçilir; biyometri düşünülüyorsa önce hukuki değerlendirme yapılır.
- Personel ve kart eşleştirme: Sicil numarası, kart numarası, vardiya grubu ve departman tanımlanır.
- Paralel dönem: En az bir ay eski yöntemle (imza föyü ya da elle puantaj) birlikte çalıştırılır, iki sonuç karşılaştırılır. Fark çıkan günler çoğunlukla bir kural hatasını gösterir.
- Bordro aktarımı: Puantaj, bordro programının beklediği biçimde (gün, saat, ek ödeme kodları) dışa verilir; elle yeniden yazma adımı kaldırılır.
- Aydınlatma metni: Çalışanlara hangi verinin hangi amaçla ve ne kadar süre tutulduğu yazılı olarak bildirilir.
Puantajı bozan kurulum hataları
- Geceye sarkan vardiyada girişi bir güne, çıkışı ertesi güne yazmak; çalışan iki gün eksik okutmuş görünür.
- Resmî tatil ve arife günlerini takvime tanımlamamak.
- Eksik okutma düzeltmesini herkese açık bırakmak; düzeltme yetkisi ve gerekçe kaydı şarttır.
- Terminal saatini ağ saatiyle eşitlememek; dakikalık kayma aylık puantajda saatlere dönüşür.
Personel takip ve kartlı geçiş kurulumlarında kural envanterini çıkarmakla başlıyor, terminal ve turnike yerlerini vardiya değişimindeki kişi sayısına göre belirliyoruz. Kapı ve turnike tarafı personel giriş-çıkış ve geçiş kontrolü hizmetimizle aynı kart ve aynı kayıtla çalışır.
Kaynak: KVKK, 2026/921 sayılı ilke kararı duyurusu, 4857 sayılı İş Kanunu
Destek ve teklif
Bu konudaki kurulum ve destek talepleriniz için iletişim formunu kullanabilirsiniz.
Teklif alın